Под инвентаризацией архива подразумевается комплекс дополнительных работ ( по отношению к основным архивным работам, услугам ) по подбору дел по группам, отражающим специфику документооборота заказчика и разработку справочного аппарата по поиску и подбору дел.

Инвентаризация осуществляются главным образом в отношении документов оперативного ( до 5 лет ) срока хранения, и в особых случаях дел постоянного и временного сроков хранения ( инвентаризация этих дел производится с целью выявления состава документов и дел образующихся в работе организации и уточнения состава документов, собранных в деле).

Под справочным аппаратом подразумевается инвентаризационные описи на документы и дела, сгруппированные по необходимым признакам.

Возможно создание электронной версии инвентаризационных описей, позволяющей использовать существующие компьютерные поисковые системы для быстрого поиска и подбора дел.

Инвентаризация архива позволяет оптимизировать делопроизводство и экономить рабочее время с поиском и подбором документов.