Документы и дела постоянного, долговременного (10-75 лет) и кратковременного (до 10 лет) хранятся в любой организации независимо от формы ёе собственности до :
- истечении срока их хранения, после чего они выделяются к уничтожению (основной массив, уничтожаемых дел - дела кратковременного срока хранения)
- передачи дел на хранение в государственный или частный архив (дела долговременного и постоянного срока хранения)
- ликвидации организации (дела всех сроков хранения)

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется :

- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" 1;
- «Положением о Федеральной архивной службе России» 2
- «Основными правилами работы архивов организаций» 3,
- Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" 4;
- Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" 5
и другими нормативными документами в области архивного дела.


Статья 1 Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использо-вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов.
Закон определяет ряд ключевых архивных понятий :
- архив ;
- архивный фонд ;
- архивный документ ;
- документы Архивного фонда Российской Федерации ;
- особо ценный документ ; - уникальный документ ;
- документ по личному составу ;
- документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия.

Закон разъясняет, что в Российской Федерации проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1).
Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов :
- федеральная собственность ;
- собственность субъектов Российской Федерации ;
- муниципальная ;
- частная.

К архивным документам, находящимся в частной собственности относятся следующие документы :
- организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации) ;

- созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Закон указывает, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли, продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению и утрате, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.

Государственные органы и органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, являющиеся собственниками документов, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а негосударственные собственники - организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, отложившихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В главе 4 Закона раскрывается порядок хранения и учета архивных документов. В частности в статье 17 главы 4 говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность ар-хивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов.

В соответствии с Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Законом установлены сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение 6 .

Закон устанавливает порядок, обеспечивающий сохранность документов при реорганизации или ликвидации организаций :

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или органами Росархива в субъектах Российской Федерации.

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

На основании Распоряжения Правительства Российской Федерации "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" 7 принято решение о том, что учредители вновь создаваемых юридических лиц должны включать в свои учредительные документы положения ( статьи) об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации.

Методическим документом, на основании которого осуществляется хранение документов в архиве организации, являются «Основные правила работы архивов организаций» 8 .

Негосударственные организации, являющиеся собственниками документов, сами обеспечивают хранение создаваемых и поступающих к ним документов или передают их на хранение в государственный, муниципальный или иной архив на основании договора после проведения экспертизы ценности документов.
Независимо от того, является ли организация источником комплектования и передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив или является собственником своих документов и сама организует хранение документов, в организации должна проводиться экспертиза ценности документов 9 в целях определения сроков хранения документов и их систематизации.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая Экспертная Комиссия ( далее - ЭК). ЭК является совещательным органом при руководителе организации и организует свою работу на основании «Положения о постоянно действующей Экспертной Комиссии организации», утверждаемого руководителем и создаваемого на основании «Примерного положения», разработанного Росархивом Основными функциями ЭК является согласование Номенклатуры дел организации и Описей дел 10, передаваемых на хранение в архив и Актов на выделения документов к уничтожению.

Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является Номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Нормативными документами, на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, являются Перечни документов со сроками хранения.

При определении сроков хранения дел, включаемых в Номенклатуру дел организации, используются «Типовые перечни со сроками хранения» 11 и отраслевые « Перечни …..», разрабатываемые Федеральными министерствами и иными органами управления и организациями для организаций, входящих в их систему.

Для определения сроков хранения используются следующие Перечни :
- Управленческой документации « Перечень типовых управленческих документов 2000 г» ;
- Научно-технической и производственной документации «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2007 г», устанавливающий сроки хранения документов научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности орга-низаций, применяемых в различных отраслях экономики.

В виду трудоёмкости и сложности ( необходимости наличия у работника , выполняющего данную работу необходимых архивоведческих знаний и навыков) и, как правило, отсутствия в штате организации специалиста- архивариуса для подготовки и передачи документов и дел на хранение в архив организации желательно привлекать к исполнению данных работ специализированные архивные компании, обладающие необходимой квалификацией и опытом работы .    

Примечания :

  1. Федеральный закон от 22 Октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  2. «Постановление Правительства Российской Федерации от 17 Июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве"».
  3. «Основные правила работы архивов организаций». Одобрены решением коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г.
  4. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 Января 2005 г. № 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";
  5. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 Июля 2005 г. № 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти".
  6. Статья 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение :
    1. Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Феде рации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в со став Архивного фонда Российской Федерации документов государственных вне бюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет ;
    2. Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации- 10 лет ;
    3.  Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет ;
    4.  Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
      а ) Записей актов гражданского состояния - 100 лет ;
      б) Документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет ;
      в) Проектной документации по капитальному строительству - 20 лет ;
      г) Технологической и конструкторской документации - 20 лет ;
      д.) Патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет ;
      е) Научной документации - 15 лет ; ж) Кино и фотодокументов - 5 лет ;
      з) Видео и фонодокументов - 3 года.
  7. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 Марта 1993 г. № 358-Р
  8. "Об обеспечении сохранности документов по личному составу".

  9. «Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г.) Росархив, ВНИИДАД. М., 2003».
  10. «Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р. 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)».
  11. «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19 Января 1995 г. № 2) ».
  12. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06 Октября 2000 г. (см. изм. от 27.10.2003)»; - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31 Июля 2007 года № 1182)».