Для проведения работ по отбору документов на хранение и уничтожение в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия ( ЭК ).

Экспертная комиссия совместно с архивом организации и со специалистами, привлеченной к работе архивной компании, определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за её проведением.

Экспертная комиссия в своей работе руководствуется Федеральным законом № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. "О бухгалтерском учете" (согласно ст.17 данного закона "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет").

Документы, с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, разрешается передавать на утилизацию только после утверждения описей дел постоянного и длительного ( 10 – 75 лет ) сроков хранения.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, уничтожают дела без согласования с архивными органами и учреждениями при условие упорядочения документов постоянного сроков хранения и по личному составу за соответствующей период времени.

Выделенные к уничтожению и включенные в акт документы передаются на уничтожение ( утилизацию) в установленном порядке. Использование этих документов в хозяйственных целях запрещено .

Уничтожение (утилизация) документов без предварительного утверждения описей дел постоянного и длительного сроков хранения, а также нарушение сроков хранения документов, установленных действующем перечнем документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.