Главная

Архивные работы

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы с предприятиями различных форм собственности. Мы поможем вам решить все вопросы, связанные с организацией делопроизводства и документооборота (архивное делопроизводство).

Наша компания предоставляет следующие виды архивных работ и услуг:
• Разработка справочно-поискового аппарата архива организации (СПА) ;
• Архивная обработка документов постоянного, длительного и оперативного сроков хранения ;
• Уничтожение документов;
• Переплётные работы;
• Инвентаризация архивов;
• Консультационные услуги в области архивного дела и делопроизводства ;
• Государственное и внеофисное хранение документов
• Архивное хранение документов

Виды архивных работ и услуг

Разработка справочно-поискового аппарата архива организации (СПА):

Нормативно-справочные документы архива организации представляет собой совокупность описей, указателей, исторических справок, номенклатур дел и других материалов, предназначенных для оптимизации поиска документов и последующей передачи их на архивное хранение.

Архивная обработка документов постоянного, длительного и оперативного сроков хранения :

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных и переплетных работ по упорядочение и систематизации управленческих документов постоянного, длительного и оперативного сроков хранения, с составлением научно-справочного аппарата (описи дел, номенклатуры дел, акта о выделение к уничтожению документов и дел, внутреннее описи и т.п.).

Уничтожение документов :

Уничтожение документов производится только после обработки документов и дел постоянного и временного (10 – 75 лет) сроков хранения ( смотри «Основные правила работ архивов организаций» Москва -2006 ) и выполняется только в ходе общей обработки вашего архива. При уничтожении документов и дел соблюдаются меры конфиденциальности. Уничтожение архивных документов производится методом, исключающим последующее их восстановление. Порядок уничтожения документов оговаривается с Заказчиком ( сдача в пункт приема вторичного сырья; уничтожение на Шредере и др.).

Переплётные работы :

Переплетные работы осуществляются в отношении документов и дел как постоянного и временного сроков хранения, так и в отношении документов оперативного ( до 5 лет ) срока хранения.

Документы постоянного и временного сроков хранения переплетаются только после завершения обработки архива и выделения документов и дел к уничтожению. Сформированное дело должно содержать в себе не более 250 листов, при толщине дела не более 4 см.

Дела, подлежащие дальнейшей передаче в архив, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона и переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов.

Переплет документов оперативного срока хранения не связан с обработкой архива и может выполняться по самостоятельным договорам.

Переплёт документов производится для :
• Воспрепятствования случайной утраты документов в ходе работы с ними;
• Воспрепятствования преднамеренной выемки документов;
• Формирования дел для их последующей передачи на архивацию документов и архивное хранение;
• Уплотнения дел, с целью высвобождения офисных площадей ( экономится до30% площади стеллажей) ;
• Формирования дел для представления их на Аудит и в другие организации

Инвентаризация архивов :

Инвентаризация осуществляются в отношении документов и дел как постоянного и временного сроков хранения, так и в отношении документов оперативного ( до 5 лет ) срока хранения. Инвентаризация архива производится с целью выявления состава документов и дел образующихся в работе организации и уточнения состава документов, собранных в деле.

После завершения инвентаризации составляются инвентаризационные описи ( как в бумажном так и в электроном виде ) :
• Инвентаризационные покоробочные описи ( в случае хранение дел в коробах )
• Инвентаризационные описи на ведущиеся дела
• Внутренние описи на документы собранные в деле

Инвентаризация архива позволяет оптимизировать делопроизводство и экономить рабочее время с поиском и подбором документов.

Консультационные услуги в области архивного дела и делопроизводства:

Наши специалисты могут проконсультировать вас по всем вопросам, возникающим у вас в отношении архивного дела и архивного делопроизводства.

Государственное и внеофисное хранение документов :

Наша компания предоставляет услуги по приему на хранение документов и дел постоянного и временного ( 10- 75 лет ) сроков хранения, документов оперативного ( до 5 лет ) срока хранения и документов от действующих и ликвидированных организаций.

Наряду с этим мы принимаем на хранение документы оперативного срока хранения.

Кроме того наша компания на основании документов принятых на хранение может выполнять работы по выдаче справок социально-правового характера.

Наша архивная компания оказывает содействия в подготовке и передаче документов и дел на государственное хранение в соответствие с требованиями государственного архива и действующего законодательства.

Дополнительные услуги

Наряду с основными архивными работами и услугами, мы оказываем квалифицированное юридическое сопровождение по всем вопросам архивного дела и делопроизводства, организации и ведения вашего архива, сдачи документов в государственные архивы.